Pengorganisasian dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis

Pengorganisasian melalui outline

        Pada dasarnya, untuk mencapai penorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan ide- ide; dan penetapan urutan ide- ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati- hati.

1.     Mendefinisikan dan mengelompokkan ide- ide

Memutuskan sesuatu yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah maupun memiliki gaya yang tak menarik, maka fakta yang ada dapat menjadi kabur. Selain itu, audience pun lama- kelamaan akan menyimpulkan bahwa apa yang disampaikan tak bernilai. Untuk itu, semua kegiatan komunikasi, baik menelepon, membuat 3 paragraf surat atau menulis laporan 200 halaman harus dimulai dengan mendefinisikan materi. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, maka semakin penting pada tahap ini.

Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi sangat penting.

Hal tersebut karena sebuah outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan yang lain. Disamping itu, outline akan memberikan arahan sehingga komunikator dapat menyampaikan ide- ide dengan sistematik, efisien, dan efektif.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :

a.      Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.

b.     Menyusun poin- poin pendukung yang penting

Dengan menyusun poin- poin penting lainnya dapat sebagai pendukung ide pokok.

c.      Ilustrasi dengan bukti- bukti

Tahap selanjutnya dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan.

2.     Menentukan urutan dengan rencana organisasional

Untuk menentukan  urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, yaitu :

a.      Pendekatan langsung

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, yaitu ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

b.     Pendekatan tidak langsung

Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, yaitu bukti- bukti muncul terlebih dahulu kemudian di ikuti dengan ide pokoknya.

            Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tapi jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tidak langsung. Jadi, hal tersebut tergantung reaksi para audiencenya.

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audience dan memilih suatu pendekatan umum, langkah selanjutnya adalah menentukan rencana organisasional  yang paling cocok diantara berbagai model berikut :

a.     Direct Request

Jenis pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya, jika seseorang tertarik terhadap suatu produk baru dan seseorang itu berkeliling mengetahui berbagai hal tentang produk, seperti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka seseorang itu dapat membuat surat permintaan langsung.

b.     Pesan- pesan rutin, good news, atau goodwill

Jika memberikan informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para audience mungkin akan menjadi netral sikapnya terhadap pesan yang diberikan. Sedangkan pesan berisi berita baik atau berisi goodwill seperti penurunan harga dll, maka akan diterima dengan senang hati tentunya. Dengan demikian, dalam menyampaikan berita positif lebih cocok menggunakan pendekatan langsung

c.      Pesan- pesan bad news

Jika pesan yang diumumkan merupakan berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan dll, maka pada umumnya audience pasti akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Dengan demikian, dalam menyampaikan berita yang kurang menyenangkan sebaiknya menggunakan pendekatan tidak langsung.

d.     Pesan- pesan persuasif

Bila  audience benar- benar sangat tidak tertarik terhadap pesan- pesan yang disampaikan, maka pesan- pesan persuasi digunakan dengan pendekatan tidak langsung. Contoh pendekatan persuasi yaitu penagihan pinjaman dan penjualan produk.

B.       Pemilihan kata yang tepat

       Pemilihan kata adalah penggunaan kata- kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam         sebuah kalimat.

       Dalam menyampaikan pesan- pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang asing bagi audience bukan saja pemborosan atau membuang- buang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud dan tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan hal berikut :

1.     Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal

Dalam menyampaikan pesan- pesan bisnis, gunakanlah kata- kata yang sudah dikenal, umum, dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audience. Jangan menggunakan kata- kata yang bombastis, tetapi justru membuat audience bingung. Oleh karena itu, perlu melakukan analisis latar belakang pendidikan dan pengalaman audience karena pemahaman yang baik akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan- pesan bisnis.

2.     Pilihlah kata- kata yang singkat

Penggunaan kata- kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis dapat lebih mudah dipahami dan juga efisien. Namun harus diperhatikan kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.     Hindari kata- kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata- kata yang bermakna ganda tentunya mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam- macam. Akibat selanjutnya ialah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan- pesan bisnis. Oleh karena itu, gunakanlah kata- kata yang memiliki makna yang jelas dan tegas.

C.       Membuat kalimat yang efektif

          Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1.    Tiga jenis kalimat

a)    Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b)    Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c)    Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2.    Cara mengembangkan paragraph

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a).   Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b).   Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c.    Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d.    Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e.    Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

Referensi :

http://blogserbabis.blogspot.com/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Pemahaman Proses Komposisi 

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi. 

Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.

Proses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan :

1. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan 

2. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

3. Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar.

B. Tahapan Perencanaan Pesan Bisnis

Komunikator yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses komposisi kadang-kadang terjadi kesalahan komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut :

1. Penentuan Tujuan

Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai.

Tujuan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin kerjasama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

a. Keputusan untuk meneruskan pesan

b. Keputusan untuk menanggapi audiens 

c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi : 

a. Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. 

b. Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis. 

c. Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. 

2. Pertimbangan Pengiriman Pesan

Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut : 

a. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis.

b. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan. 

c. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang. 

d. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.

3. Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Untuk menjawab semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut : 

a. Mengembangkan profil audiens dengan cara :

· Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal. 

· Menentukan siapa audiensnya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka. 

· Mengetahui bagaimana reaksi audiens

Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif. 

· Mengetahui pemahaman audiens

Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik. 

· Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens

Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik. 

b. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut:

· Menemukan keinginan audiens

Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta. 

Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya 

Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator. 

· Informasi yang diberikan harus akurat

Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya. 

· Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens

Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan. 

c. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka. 

d. Penentuan Ide Pokok

Metode identifikasi terhadap ide pokok :

· Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang sering digunakan antara lain storyteller’s tour, random list, conclusions finding recommendation (CFR) worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain. 

Pembatasan Cakupan 

Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

C. Pemilihan Saluran Dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show. 

2. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. 

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

Sumber :

http://iniakunindy.blogspot.com/2014/04/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html