Pengorganisasian melalui outline
Pada dasarnya, untuk mencapai penorganisasian yang baik diperlukan
dua proses tahapan, yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan ide- ide; dan
penetapan urutan ide- ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih
secara hati- hati.
1.
Mendefinisikan dan mengelompokkan ide- ide
Memutuskan sesuatu yang
harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap
komunikator. Jika materi yang disajikan lemah maupun memiliki gaya yang tak
menarik, maka fakta yang ada dapat menjadi kabur. Selain itu, audience
pun lama- kelamaan akan menyimpulkan bahwa apa yang disampaikan tak bernilai.
Untuk itu, semua kegiatan komunikasi, baik menelepon, membuat 3 paragraf surat
atau menulis laporan 200 halaman harus dimulai dengan mendefinisikan materi.
Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, maka semakin penting
pada tahap ini.
Apabila pesan yang
disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi
sangat penting.
Hal tersebut karena sebuah outline akan
membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan yang lain.
Disamping itu, outline akan memberikan arahan sehingga komunikator dapat
menyampaikan ide- ide dengan sistematik, efisien, dan efektif.
Susunan suatu outline secara garis besar
dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :
a.
Mulailah
dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu menetapkan
tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.
b.
Menyusun
poin- poin pendukung yang penting
Dengan menyusun poin- poin penting
lainnya dapat sebagai pendukung ide pokok.
c.
Ilustrasi
dengan bukti- bukti
Tahap selanjutnya dalam menyusun outline
adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan.
2.
Menentukan urutan dengan rencana organisasional
Untuk menentukan urutan
penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, yaitu :
a.
Pendekatan
langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga
dengan istilah pendekatan deduktif, yaitu ide pokok muncul paling awal kemudian
di ikuti bukti pendukungnya.
b.
Pendekatan
tidak langsung
Sering disebut juga dengan istilah
pendekatan induktif, yaitu bukti- bukti muncul terlebih dahulu kemudian di
ikuti dengan ide pokoknya.
Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala
para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap
pesan yang akan disampaikan. Tapi jika reaksi audience negatif,
gunakanlah pendekatan tidak langsung. Jadi, hal tersebut tergantung reaksi para
audiencenya.
Setelah menganalisis
kemungkinan reaksi para audience dan memilih suatu pendekatan umum,
langkah selanjutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling
cocok diantara berbagai model berikut :
a.
Direct Request
Jenis pesan bisnis yang
paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct
Request dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya, jika seseorang
tertarik terhadap suatu produk baru dan seseorang itu berkeliling mengetahui
berbagai hal tentang produk, seperti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan
sebagainya, maka seseorang itu dapat membuat surat permintaan langsung.
b.
Pesan- pesan rutin, good news, atau goodwill
Jika memberikan
informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para audience mungkin akan
menjadi netral sikapnya terhadap pesan yang diberikan. Sedangkan pesan berisi
berita baik atau berisi goodwill seperti penurunan harga dll, maka akan
diterima dengan senang hati tentunya. Dengan demikian, dalam menyampaikan
berita positif lebih cocok menggunakan pendekatan langsung
c.
Pesan- pesan bad news
Jika pesan yang
diumumkan merupakan berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu lamaran,
penolakan kredit, perampingan karyawan dll, maka pada umumnya audience pasti
akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Dengan demikian, dalam menyampaikan
berita yang kurang menyenangkan sebaiknya menggunakan pendekatan tidak
langsung.
d.
Pesan- pesan persuasif
Bila audience
benar- benar sangat tidak tertarik terhadap pesan- pesan yang disampaikan, maka
pesan- pesan persuasi digunakan dengan pendekatan tidak langsung. Contoh
pendekatan persuasi yaitu penagihan pinjaman dan penjualan produk.
B.
Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan
kata adalah penggunaan kata- kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran
ke dalam sebuah kalimat.
Dalam menyampaikan pesan- pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi
penting. Penggunaan kata yang asing bagi audience bukan saja pemborosan atau
membuang- buang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud
dan tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh karena itu, agar maksud
komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan hal berikut :
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan
pesan- pesan bisnis, gunakanlah kata- kata yang sudah dikenal, umum, dan lazim
sehingga mudah dipahami oleh audience. Jangan menggunakan kata- kata
yang bombastis, tetapi justru membuat audience bingung. Oleh karena itu,
perlu melakukan analisis latar belakang pendidikan dan pengalaman audience
karena pemahaman yang baik akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses
penyampaian pesan- pesan bisnis.
2.
Pilihlah kata- kata yang singkat
Penggunaan kata- kata
yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis dapat lebih mudah dipahami dan
juga efisien. Namun harus diperhatikan kaidah penulisan bahasa yang baik dan
benar.
3.
Hindari kata- kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata- kata
yang bermakna ganda tentunya mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-
macam. Akibat selanjutnya ialah kemungkinan tidak tercapainya maksud
penyampaian pesan- pesan bisnis. Oleh karena itu, gunakanlah kata- kata yang
memiliki makna yang jelas dan tegas.
C.
Membuat kalimat yang efektif
Dalam
menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling
tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab
“siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu
bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1. Tiga
jenis kalimat
a) Kalimat
Sederhana
Suatu
kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun
tidak langsung.
b) Kalimat
Majemuk
Kalimat
majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau
mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang
tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat
kompleks
Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagai anak kalimat.
2. Cara
mengembangkan paragraph
Ada
dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan
pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan
terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari
kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan
paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk
mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat
memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b). Perbandingan
(Persamaan & Perbedaan)
Anda
dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun
perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c. Pembahasan
Sebab-Akibat
Agar
dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Untuk
mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain
itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e. Pembahasan
Pemecahan Masalah
Untuk
memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam
pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. Paragraf
hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang
penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh,
menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung
antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
Referensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar