Kegiatan
Komunikasi dalam Perusahaan
Banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan, terlebih dalam
membicarakan komunikasi yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan. Sebagai
suatu organisasi, setiap perusahaan mempunyai hierarchie (tingkatan) yang
mengakibatkan komunikasi didalamnya. Semua ini mempunyai akibat terhadap
penyelenggaraan komunikasi yang juga dapat mempengaruhi hubungan antar manusia
didalam dan diluar perusahaan. Hal ini berarti bahwa setiap kegiatan komunikasi
senantiasa melibatkan orang lain. Apabila pada satu pihak kegiatan komunikasi
menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasidan peningkatan kerjasama, maka
pada pihak yang lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi
sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Dengan demikian, maka setiap kegiatan
komunikasi mempunyai dua aspek yaitu aspek aktif dan aspek pasif, aspek aktif
merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mempengaruhi situasi dan dapat
mengubahnya, sedangkan aspek pasif adalah pencerminan situasi social yang
memanfaatkan komunikasi tersebut.
Proses Komunikasi
dalam Perusahaan
1. Ide atau kejadian yang akan diberitakan
2. Komunikator yang akan mengadakan kegiatan perumusan berita
3. Pesan yang dirumuskan dan disalurkan
4. Menginterprestasikan pesan
5. Tujuan kegiatan pemberitaan
Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan. Dengan
sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang (structured).
Oleh sebab itu komunikasi terbanyak mengalir secara vertical dari atas kebawah.
Melalui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, intruksi dan sebagainya.
Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah keatas membawa informasi untuk atasan
yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Isi
komunikasi vertical dari atas kebawah biasanya mengandung unsur pengarahan,
kritik terhadap pekerjaan yang kurang baik dilksanakan bawahan, informasi yang
penting, yang mendidik, meyakinkan dan diarahkan pada peningkatan partisipasi
serta afiliasi atau kohesi ( hubungan) karyawan perusahaan.
Dalam hubungan ini perlu disebut pentingnya suatu bagan organisasi
yang menjelaskan :
1.Garis hierarchie atau tingkatan
2.Wewenang
3.Hubungan kerja antar bagian
Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi
jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada
orang – orang dari bagian lain yang kurang hubungannya antara satu dengan yang
lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungan yang erat, bahwa ada sesuatu
yang lebih penting dari pada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Sehubungan
dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “grapevine” (komunikasi desas –
desus atau benalu komunikasi).
Komunikasi Antar Manusia
Suatu lembaga bisnis harus mampu menciptakan komunikasi antar
manusia (human relation) yang kondusif, baik yang bersifat internal (menjalin
hubungan baik dengan anggota komunitas) maupun yang bersifat eksternal
(menjalin hubungan dengan orang diluar komunitasnya).
Komunikasi antar manusia yang bersifat internal bertujuan
mempertahankan integrasi secara psikologis maupun social. Efek dari stabilitas
ini adalah tingkat produktivitas (baik kuantitas maupun kualitasnya ) yang akan
meningkat. Agar kepuasan, loyalitas dan integritas individu semakin baik, amat
pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan
eksistensi individu didalam lingkungannya. Sementara itu, komunikasi antar
manusia yang bersifat eksternal diperlukan karena pusat pembelian biasanya
terdiri atas beberapa orang dengan kedudukan, wewenang, empati, dan sikap yang
berbeda – beda.
Ada kalanya komunikasi interpersonal kurang mencukupi tuntutan
bisnis, karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar
yang secara geografis sangat luas dan tercerai berai (tidak mengelompok) oleh
karena itu tidak perlu ragu – ragu untuk menentukan strategi massa.
Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 unsur yaitu :
1.Mempengaruhi pendapat
2.Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat diterima
3.Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal balik
Komunikasi Untuk
Menyelesaikan Masalah
Tujuan :
- untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk
berhubungan dengan masalah – maslah bisnis
- untuk mempelajari bagaiman cara menciptakan suasana
agar pertemuan pertemuan dapat berhasil
- untuk mempelajari bagaiman menyusun agenda rapat
- untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok
diskusi
- untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan
untuk mengetahui keadaan suatu kelompok.
Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok, alas an utama
yang sering disebutkan untuk menggunakan metode – metode kelompok antara lain :
1.keputusan yang berkualitas lebih baik.
2.keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan yang lebih
besar.
3.keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu tekad yang
kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut.
4.metode rapat atau kelompok menimbulkan resiko yang lebih efektif
dalam proses pengambilan keputusan.
Adapun kerugian metode kelompok ini ada sejumlah pembatasan untuk
mempertimbangkannya :
1.metode kelompok memakan waktu yang cukup panjang.
2.metode kelompok atau rapat meminta keahlian atau ketrampilan
pemimpin.
3.keputusan kelompok kadang – kadang menggambarkan rata – rata
keahlian dalam kelompok.
4.keputusan kelompok dapat membuat kesalahan dalam menghasilkan
dugaan.
Salah satu cara terbaik untuk memudahkan kelompok yang efektif
adalah dengan menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai tujuan. Ada
beberapa factor yang perlu diperhtikan, antara lain :
1. motivasi
Sebuah kelompok akan mendapatkan awal yang baik jika para
anggotanya mempunyai rasa saling memerlukan dan motivasi untuk mengadakan
rapat.
2. lokasi rapat
3. merencanakan rapat
Perencanaan adalah salah satu elemen suatu pokok kesuksesan rapat
kelompok.
Sumber : - E-learning Gunadarma