Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakantujuan perusahaan
merupakan sarana manajerial untuk
menginformasikan atau memberikan kontribusi pada
pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.
Suatu
laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan
tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang
didasarkan pada dokumen tertulis.
Laporan bisnis
dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut :
1. Laporan
menurut Fungsinya
Jenis laporan
menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis.
a) Laporan informasional adalah laporan yang
bersifat memberi informasi, menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis, tanpa
kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi.
b) Laporan analitis adalah laporan yang
menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian
menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah
laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya.
2. Laporan
menurut Subjeknya
Laporan menurut
subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat
laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan
personalia, laporan produksi dan sebagainya.
3. Laporan menurut Formalitasnya
Laporan jenis ini
dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya
lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat.
4. Laporan menurut
Keasliannya
Laporan yang
terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan
publik.
a)
Laporan otoritas yang dibuat atas dasar
permintaan atau kuasa dari orang lain.
b)
Laporan sukarela disusun atas inisiatif dari
pembuat laporan itu sendiri.
c)
Laporan swasta adalah laporan yang dibuat
oleh organisasi/perusahaan swasta.
d)
Laporan publik disusun oleh
lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara.
5. Laporan menurut
Frekuensinya
Laporan menurut
frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara
harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan.
6. Laporan menurut
Jenisnya
Laporan jenis
terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan,
dan laporan panjang (laporan formal).
7. Laporan menurut Kegiatan
Projek
Laporan
macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan
akhir.
8. Laporan menurut
Pelaksanaan Pertemuan
Yang termasuk ke
dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan
pertemuan.
Ø
Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis
sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal
pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu
peserta dalam mempersiapkan peserta.
Ø
Resolusi merupakan laporan singkat yang
secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.
Ø
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu
pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam
suatu pertemuan.
Ø
Laporan pertemuan merupakan laporan resmi
yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi
penting.
B.
Bagian pokok
dalam laporan bisnis
I. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 hal yang perlu dipertimbangkan,
yakni:
1.
Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi
yang meminta laporan;
2.
Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca
tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
3. Masalah, biasanya diformulasikan di awal
pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
4. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan
bisnis;
5. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas
cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
6.
Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan
informasi;
7. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang
kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun
sumber lisan;
8. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu
mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang
harus disampaikan.
9. Definisi Istilah, jika kita menggunakan
istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada
pembaca definisi yang kita maksudkan.
10. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal
dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat
digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”.
Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi
setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
II.
Isi Laporan
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita
membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu,
bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis.
Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting
dan relevan.
III.
Penutup
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan
analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu,
dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan
pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai
berikut:
a. Rangkuman
b. Kesimpulan
c. Rekomendasi
d. Rencana Tindakan
C.
Pengorganisasian
isi dalam laporan bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan
dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan
cara induksi (cara tak langsung).
1. Cara deduksi atau cara langsung
berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu
baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
2. Cara induksi atau cara tak
langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru
kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi.
D.
Penulisan
laporan singkat
Ø
Karakteristik
Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup
materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif.
Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri
atas satu atau dua halaman.
Laporan
singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara
lain :
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.
Ø Perencanaan
Laporan Singkat
Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, antara lain audience,
tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan
panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.
Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :
1. Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada
dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted
relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan
dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.
2. Surat
Format surat dapat
digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan
kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan
dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
3. Memo
Format yang paling umum
untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu
organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan
subjek.
4. Manuskrip
Laporan ini terdiri atas
beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal.
Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik
sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary
parts).
E. Membuat laporan
bisnis yang baik
1.
Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis
laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal
berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern
saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu
laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a.
Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
Referensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar